Privacyverklaring AutomatischWerk

AutomatischWerk, gevestigd te Bolwerk 4, 1792 AS Oudeschild en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94180652, levert een beheerd platform waarmee een digitale assistent (AI-agent) werkzaamheden uitvoert voor ondernemers, zoals het verwerken van e-mail, het opstellen van documenten en agendabeheer.

Voor vragen over privacy kun je ons bereiken via info@automatischwerk.nl.

Wij verwerken persoonsgegevens in twee verschillende rollen.

Als verwerkingsverantwoordelijke bepalen wij zelf waarom en hoe gegevens worden verwerkt. Dat geldt voor bezoekers van onze website, mensen die contact met ons opnemen of een demo aanvragen, en de contactgegevens van onze klanten.

Als verwerker verwerken wij gegevens in opdracht van onze klanten. Wanneer de digitale assistent van een klant bijvoorbeeld e-mails leest of documenten opstelt, bepaalt de klant het doel en zijn wij uitvoerder. Voor die verwerkingen is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en gelden de afspraken uit de overeenkomst met de klant, waaronder op verzoek een verwerkersovereenkomst.

Deze privacyverklaring gaat vooral over de verwerkingen waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn.

Bezoek aan onze website. Bij een bezoek aan onze website verwerken wij technische gegevens die nodig zijn om de site te tonen en te beveiligen, zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina's. Grondslag: gerechtvaardigd belang (een werkende en veilige website).

Contact- en demoaanvragen. Vul je het formulier in of mail je ons, dan verwerken wij de gegevens die je zelf opgeeft: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht. Wij gebruiken deze gegevens om je aanvraag op te volgen en contact met je op te nemen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen op jouw verzoek.

Klantaccounts. Voor klanten verwerken wij accountgegevens zoals naam, zakelijk e-mailadres, inloggegevens en instellingen, plus facturatiegegevens. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht.

Gebruik van de dienst. Wij leggen technische loggegevens vast over het gebruik van het platform, zoals uitgevoerde taken, goedkeuringen en foutmeldingen. Wij gebruiken deze gegevens om de dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens voor eigen doeleinden en doen niet aan geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor jou.

De digitale assistent van een klant werkt in de eigen omgeving van die klant, bijvoorbeeld zijn e-mail, agenda en documenten. Die inhoud blijft in de systemen van de klant, zoals zijn eigen Google-omgeving. Ons platform verwerkt deze gegevens alleen voor het uitvoeren van de taken die de klant opdraagt en slaat gespreksgeschiedenis en taakresultaten op binnen de Europese Unie.

Wij gebruiken de gegevens van klanten niet voor eigen doeleinden en niet om AI-modellen te trainen, voor zover wij dat contractueel bij onze leveranciers kunnen waarborgen.

Wij verkopen nooit persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren:

• Hosting- en databasepartijen voor onze servers en databases. Gespreksgeschiedenis en taakresultaten staan op servers in de Europese Unie. Accountgegevens en gebruiksstatistieken staan bij onze databaseleverancier; waar verwerking buiten de EER plaatsvindt gelden EU-standaardcontractbepalingen.
• Google en andere werkomgevingen waarmee een klant zijn eigen omgeving koppelt. Daarop is ook het privacybeleid van die partijen van toepassing.
• Leveranciers van AI-taalmodellen en koppelingstechnologie. Sommige van deze leveranciers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte, met name in de Verenigde Staten. Met deze partijen zorgen wij voor passende waarborgen, zoals EU-standaardcontractbepalingen, en wij delen niet meer gegevens dan nodig voor het uitvoeren van de taak.
• Overheidsinstanties, alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

• Contact- en demoaanvragen: maximaal twaalf maanden na het laatste contact, tenzij je klant wordt.
• Klantaccounts en platformgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst. Na het einde van de overeenkomst kun je je gegevens dertig dagen laten meegeven, daarna verwijderen wij ze.
• Facturatiegegevens: zeven jaar, vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Technische logs: maximaal twaalf maanden, tenzij langer nodig voor beveiligingsonderzoek.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, versleutelde opslag van sleutels en wachtwoorden, strikte toegangsbeperking per klantomgeving, een firewall en regelmatige beveiligingsupdates. Handelingen met externe gevolgen, zoals het verzenden van e-mail, voert de digitale assistent standaard pas uit na goedkeuring van de klant.

Een datalek dat een klant raakt melden wij zonder onredelijke vertraging aan die klant en waar nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Onze website gebruikt alleen functionele cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn om de site goed te laten werken. Wij gebruiken geen advertentiecookies en verkopen geen gegevens aan adverteerders.

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen een verwerking, de verwerking laten beperken en je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen (dataportabiliteit). Berust een verwerking op toestemming, dan kun je die toestemming altijd intrekken.

Stuur je verzoek naar info@automatischwerk.nl. Wij reageren binnen een maand. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van jou komt, kunnen wij vragen om aanvullende informatie ter controle van je identiteit.

Gaat je verzoek over gegevens die wij als verwerker voor een klant verwerken, dan sturen wij het door naar die klant, omdat die als verwerkingsverantwoordelijke over jouw gegevens beslist.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of gewijzigde regelgeving. De actuele versie staat altijd op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij onze klanten actief.