Jouw gegevens blijven onder jouw controle.

Je werkomgeving, gespreksgeschiedenis en taakresultaten draaien op beveiligde servers in Duitsland. Elke klant krijgt een eigen, strikt gescheiden omgeving. Jouw digitale collega kan alleen bij jouw gegevens, nooit bij die van een ander bedrijf. Accountgegevens en gebruiksstatistieken staan bij onze databaseleverancier; daarvoor gelden Europese standaardcontractbepalingen.

Koppelingen met Google of Microsoft lopen via de officiële beveiligde inlog van die diensten zelf. Je logt in bij Google of Microsoft, wij krijgen alleen een intrekbare toegangssleutel. Heb je mail bij een hostingpartij zoals STRATO of KPN, of bij iCloud, dan vul je zelf in de app je mailwachtwoord in (bij iCloud een apart app-wachtwoord dat je bij Apple aanmaakt en altijd weer kunt intrekken). Dat bewaren we versleuteld met AES-256; het komt nooit in een logboek of in beeld, en je kunt het op elk moment verwijderen.

Alle verbindingen zijn versleuteld via https. Toegangssleutels en API-gegevens slaan we versleuteld op met AES-256, een standaard die ook banken gebruiken.

Mail versturen, iets verwijderen, delen of publiceren staat standaard op verplichte goedkeuring. Die controle zit in de server, niet in een vinkje dat per ongeluk uit kan staan. Alleen als jij er bewust voor kiest om een handeling automatisch te laten lopen, gebeurt dat zonder akkoord vooraf.

Deze handelingen wachten altijd op jouw akkoord, bij elke klant: een mail of Teams-bericht versturen, een bericht op social media plaatsen, een factuur of nieuwe klant aanmaken in je boekhouding, een afspraak met genodigden maken, verplaatsen of annuleren, bestaande cellen in een spreadsheet of een document overschrijven, en bestanden delen of verwijderen. Een factuur versturen of een betaling doen, doet je collega nooit: dat blijft altijd jouw handeling.

Je ziet altijd terug wat je digitale collega heeft gedaan, maar in dat logboek staat nooit de inhoud van je mails of documenten. Alleen wat er gebeurde, wanneer, en of jij akkoord gaf.

We werken volgens de AVG. Een verwerkersovereenkomst hoort bij de samenwerking. Stap je op, dan wordt de toegang ingetrokken en worden je gegevens opgeruimd.

Slimme technologie kan fouten maken. Daarom zijn de controlemomenten er, en daarom beginnen we met taken waar een fout klein en herstelbaar is.

Afhankelijk van de gekozen inrichting kan je digitale collega werken met zakelijke e-mail, documenten, agenda-items en klantgegevens. Welke bronnen precies gebruikt worden, wordt vooraf met je afgesproken.

Je digitale collega krijgt alleen toegang tot de functies die voor de afgesproken werkzaamheden nodig zijn. Rechten worden zo klein mogelijk gehouden.

Vooraf leggen we vast wie welke acties mag laten uitvoeren en welke stappen altijd door een mens worden gecontroleerd. Zo blijft duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.

Koppelingen en bevoegdheden kunnen op elk moment worden aangepast of verwijderd. Bij het beëindigen van de samenwerking wordt de toegang ingetrokken en worden gegevens die niet meer nodig zijn opgeruimd volgens afspraak.

De exacte technische inrichting hangt af van de gekozen systemen, koppelingen en werkwijzen. In het intakegesprek bespreken we wat voor jou van toepassing is.