Offertes automatisch maken: zo werkt het in de praktijk.

Offertes zijn bij veel bedrijven de grootste bron van uitgesteld werk. De aanvraag komt binnen op een moment dat het niet uitkomt, en het opstellen kost telkens opnieuw dezelfde handelingen. Precies daarom laat dit proces zich goed voorbereiden door een digitale collega. In dit artikel lopen we het generieke proces langs, ongeacht je vak.

Het proces in zes stappen

Stap 1: de aanvraag herkennen. Een offerteaanvraag komt binnen via de mail, een formulier of een doorgestuurd bericht. De assistent herkent dat het om een aanvraag gaat en haalt de kern eruit: wie vraagt het, wat wordt er gevraagd, waar en wanneer.

Stap 2: gegevens verzamelen. Is dit een bestaande klant? Dan worden eerdere mails, offertes en afspraken erbij gezocht, zodat het concept aansluit op wat er eerder is besproken.

Stap 3: prijsinformatie erbij halen. De assistent gebruikt de prijzen en tarieven die jij hebt vastgelegd, bijvoorbeeld in een spreadsheet of in je offertesjabloon. Wat niet is vastgelegd, wordt niet verzonnen; dat blijft een open veld dat jij invult.

Stap 4: het concept opstellen. Op basis van jouw eigen sjabloon ontstaat een conceptofferte met jouw opmaak, jouw voorwaarden en de gegevens uit de aanvraag.

Stap 5: jouw controle. Je leest het concept na, past aan waar nodig en beoordeelt de inhoudelijke keuzes. Dit is de stap die niet vervalt, en dat is precies waarom deze automatisering veilig is.

Stap 6: versturen, opslaan en opvolgen. Na jouw akkoord gaat de offerte de deur uit, wordt hij in de juiste map opgeslagen en zet de assistent een herinnering klaar als er na een afgesproken termijn geen reactie is.

Wat je ervoor nodig hebt

• Een vaste plek waar aanvragen binnenkomen, meestal je zakelijke mailbox.
• Een offertesjabloon dat je nu ook al gebruikt, in Word, Google Docs of je boekhoudpakket.
• Vastgelegde prijzen of tarieven, ook als dat een eenvoudige spreadsheet is.
• Een afspraak over wat altijd langs jou gaat voordat het verstuurd wordt.

Wat het kan opleveren

Een eerlijke inschatting: de tijdwinst zit vooral in het wegvallen van het lege scherm en het opzoekwerk. Hoeveel dat scheelt hangt af van hoeveel aanvragen je krijgt en hoe complex je offertes zijn. Wij beloven geen vast percentage; wat we wel zien is dat aanvragen sneller worden beantwoord omdat het concept er al is op het moment dat je ernaar kijkt. Snellere reactie is bij offertes vaak belangrijker dan de bespaarde minuten zelf.

Verder lezen

Werk je in de bouw of installatie? Lees dan het uitgebreide voorbeeld in offertes automatiseren als installatiebedrijf of bekijk de pagina bouw en installatie. Voor adviesbureaus en kantoren is de pagina zakelijke dienstverlening relevanter. Bekijk verder alle mogelijkheden of vraag de gratis automatiseringsscan aan.