Offertes automatiseren als installatiebedrijf: van aanvraag tot concept.

Wie de hele dag op de bouwplaats of bij klanten staat, doet de offertes 's avonds aan de keukentafel. Dat kan anders. Het opstellen van offertes is een van de meest geschikte taken om te automatiseren, juist in de bouw en installatie, omdat het proces zo voorspelbaar is: aanvraag binnen, gegevens verzamelen, sjabloon invullen, versturen, opvolgen.

Hoe het werkt, stap voor stap

Stap 1: de aanvraag komt binnen. Een klant mailt of vult een formulier in. De digitale collega herkent dat het om een offerteaanvraag gaat en haalt de belangrijkste gegevens eruit: wie, wat, waar, wanneer.

Stap 2: het concept wordt opgesteld. Op basis van jouw eigen offertesjabloon in Google Docs stelt de assistent een concept op met de gegevens uit de aanvraag. Jouw opmaak, jouw voorwaarden, jouw prijzen waar je die hebt vastgelegd.

Stap 3: jij beoordeelt. Het concept staat klaar. Jij controleert de aantallen en prijzen, want de vakinhoudelijke beoordeling blijft mensenwerk, past aan waar nodig en geeft akkoord.

Stap 4: versturen en archiveren. Na jouw akkoord gaat de offerte als nette PDF naar de klant en wordt hij gearchiveerd in de juiste projectmap in Drive. De afspraak voor een eventuele opname staat in je agenda.

Stap 5: opvolgen. Geen reactie na een week? De assistent signaleert het en zet een herinneringsconcept klaar. Opvolging is bij veel bedrijven de zwakste schakel, terwijl juist daar omzet ligt.

Wat je ervoor nodig hebt

Minder dan je denkt. Als je met Gmail of Outlook werkt en je offertes in Word of Google Docs maakt, is de basis er al. De inrichting bestaat uit het vastleggen van je sjabloon, je werkwijze en je huisstijl, zodat de concepten direct bruikbaar zijn. Werk je met e-Boekhouden, dan kan na jouw akkoord een factuur worden klaargezet die je zelf verstuurt.

De eerlijke kanttekening

De assistent maakt concepten, geen definitieve offertes. Prijzen, aantallen en technische keuzes controleer jij. Precies daarom is deze automatisering veilig: het saaie voorwerk verdwijnt, de beslissing blijft bij de vakman. Lees meer over wat er per branche kan op onze branchepagina of vraag de gratis automatiseringsscan aan.