Facturen en bonnen automatisch verwerken.

Bonnetjes in de auto, facturen in de mailbox, een enkele foto in de app. Aan het einde van het kwartaal begint het zoeken. Dit is werk dat zich goed laat voorbereiden, omdat de stappen elke keer hetzelfde zijn.

Uit de mailbox halen

De digitale collega herkent welke binnenkomende berichten een factuur of bon bevatten, ook als het onderwerp niets zegt. De bijlage wordt eruit gehaald en het bericht wordt gelabeld, zodat je mailbox niet je archief blijft.

Gegevens uitlezen, ook uit scans

Uit het document worden de vaste gegevens gehaald: leverancier, factuurnummer, datum, bedrag, btw en vervaldatum. Dat werkt ook bij gescande PDF's en foto's van bonnetjes, al geldt daar dat een onleesbare foto ook voor een assistent onleesbaar is. Bij twijfel wordt het veld leeg gelaten en gemarkeerd in plaats van gegokt.

Overzicht bijhouden

De gegevens komen in een spreadsheet die per maand meegroeit, en het document zelf wordt opgeslagen in de juiste map in Drive met een herkenbare bestandsnaam. Zo heb je op elk moment inzicht in wat er binnen is gekomen en wat er nog openstaat.

Klaarzetten voor de boekhouding

Aan het einde van de maand of het kwartaal staat er een compleet overzicht klaar met de bijbehorende bestanden, in de vorm die je boekhouder of accountant wil ontvangen. Dat scheelt het verzamelwerk dat er anders in één avond doorheen moet.

Eerlijk over de grens

Rechtstreeks boeken in een boekhoudpakket is geen standaardonderdeel van de dienst. Zo'n directe koppeling richten we op aanvraag in als maatwerk, afhankelijk van het pakket en de mogelijkheden ervan. Wat er zonder maatwerk wel is: aanleveren, ordenen en volledig voorbereiden. Lees daarover meer in boekhoudpakket koppelen aan AI.

Verder lezen

Voor bedrijven met veel werkbonnen is de pagina bouw en installatie relevant. Bekijk verder alle mogelijkheden of vraag de gratis automatiseringsscan aan.